Themen:
Drahtlose Mighty Mouse am Start -- Die Mighty Mouse aus dem Comic mag einen Schwanz gehabt haben, aber Apple hat das Schnitzmesser an den Schwanz seiner Mighty Mouse angelegt und ersetzt ihr USB-Kabel durch drahtlose Konnektivität via Bluetooth 2.0. Äußerlich ist die drahtlose Mighty Mouse im Wesentlichen identisch mit ihrem Vorgänger mit Kabel (außer, dass natürlich das Kabel fehlt), mit bis zu vier Knöpfen, die unabhängig voneinander programmiert werden können: Zwei Berührungssensoren auf der oberen rechten und linken Seite der Maus, ein multi-direktionaler Scrollball, der auch gedrückt werden kann, und Sensoren, die eine Aktion ausführen, wenn der Anwender die Seiten der Maus quetscht. Sie läuft mit wahlweise einer oder zwei AA-Batterien, schaltet in Zeiten der Inaktivität automatisch auf einen Niedrigenergiemodus um und hat einen Aus-Schalter, um das Entleeren der Batterie zu verhindern, wenn sie nicht in Benutzung ist. Apple macht zurzeit keine Angaben zur Batterielaufzeit. Die drahtlose Mighty Mouse ist ab sofort für 70 EUR erhältlich; sie setzt Mac OS X 10.4.6 oder neuer voraus, um die Button-Programmierung zu ermöglichen. Die Mighty Mouse mit Kabel bleibt für 50 EUR erhältlich, und wie Apple etwas seltsam herauskehrt, läuft mit PCs unter Windows 2000 oder Windows XP. [ACE]
<http://en.wikipedia.org/wiki/Mighty_Mouse>
<http://www.apple.com/de/mightymouse/>
<http://www.apple.com/de/mightymouse/software.html>
<https://support.apple.com/macbookpro15/batteryexchange/>
<http://www.gizmodo.com/gadgets/dell/another-dell-laptop-goes-kabloom-190579.php>
<http://www.microsoft.com/windowsmobile/>
<http://www.markspace.com/missingsync_windowsmobile.php>
<http://db.tidbits.com/article/08610>
<http://www.tidbits.com/ExtraBITS/>
Die Abhängigkeit von Software von Drittherstellern war seit langem ein Schwachpunkt des AppleCare Protection Plans. Jahrelang haben sich die Käufer von AppleCare darüber beklagt, dass die beigelegte CD mit TechTool Deluxe von Micromat entweder den soeben gekauften Computer nicht starten konnte oder (noch schlimmer) beim Starten die Festplatte so bös zurichtete, dass die Daten nicht mehr wiederhergestellt werden konnten. Aktualisierungen von TechTool waren selten und hinkten den verschiedenen Versionen des Betriebssystem immer hinterher. Zudem sucht Apple auch nicht den Kontakt zum Käufer, um ihn über solche Aktualisierungen ins Bild zu setzen (zumindest haben sie dies bei mir nie getan).
<http://www.apple.com/support/products/>
<http://www.micromat.com/index.php?option=com_content&task=view&id=37&Itemid=51>
Kunden von AppleCare werden deshalb froh sein, dass Micromat eine neue TechTool-Version (3.1.1) in zwei Varianten veröffentlicht hat, eine für Intel-Macs und eine weitere für PowerPC-Macs. Die Version kann kostenlos von Apples Website heruntergeladen werden (gegen die Angabe der Seriennummer Ihres bei AppleCare registrierten Computers). Die Datei ist ungefähr 200 MByte gross und als Disk-Image angelegt; Sie können damit die Software auf dem Computer installieren oder eine startfähige CD brennen.
<https://support.apple.com/techtooldeluxe/main?id=dl>
Zusätzlich zur Unterstützung für Intel-Macs kann TechTool Deluxe 3.1.1 neu auch die Volumenstruktur des Startlaufwerks testen, hat die Diagnostic- und Rezero Unit-Tests ersetzt und Scan-Optionen für Festplatten und Verzeichnisse hinzugefügt. Ein Software-Updater ist als 4.5 MByte grosse Datei verfügbar.
Audio Hijack Pro ist aktualisiert worden, damit Telefonanrufe besser aufgezeichnet werden können. Nein, die Mitarbeiter bei Rogue Amoeba haben nicht beim amerikanischen Geheimdienst zu arbeiten angefangen. Stattdessen haben sie erkannt, wie wichtig das Aufzeichnen von Telefongesprächen mit "Voice over IP (VoIP)" geworden ist, sei es von Computer zu Computer oder von Computer zu einem normalen Telefon.
<http://www.rogueamoeba.com/audiohijackpro/>
Audio Hijack Pro 2.7 umgeht die etwas kuriose Aufzeichnungsmethode, die ich letztes Jahr für O'Reilly Networks beschrieben und für Andy Affleck-Williams E-Buch "Take Control of Podcasting on the Mac" aufgebaut habe. Audio Hijack Pro kann den Ton jeder Applikation oder Systemressource mithören. Die Zusammenfassung mehrerer solcher Tonspuren ermöglicht das Mischen in Echtzeit und eingebaute Filter erlauben die Bearbeitung der Tonspuren.
<http://www.macdevcenter.com/pub/a/mac/2005/10/10/how-to-podcast.html>
<http://www.takecontrolbooks.com/podcasting-mac.html?14@@!pt=TRK-TB840>
<http://www.takecontrolbooks.com/podcasting-mac.html?14@@!pt=TRK-TB840>
Schwierigkeiten gab es dann, wenn man einen Podcast aufzeichnen wollte und dabei zum Unterdrücken von Echos ganz oder teilweise mit Kopfhörern arbeitete und trotzdem beide Stimmen aufzeichnen wollte. Es war mit Audio Hijack Pro ebenfalls nicht möglich, beide Seiten einer Konversation separat aufzuzeichnen, ohne dabei zwei Dateien anlegen zu müssen und diese später in einer anderen Applikationen wieder zusammenmischen zu müssen.
Die neuste Version, eine kostenlose Aktualisierung für bestehende Anwender, bietet nun MegaMix. Diese Funktion ermöglicht das Aufzeichnen von beiden Seiten einer Konversation, mit der Option, jede Stimme einzeln aufzuzeichnen. Sie brauchen nur eine Audiospur anzulegen (Session > New) und ein VoIP-Programm auszuwählen. Sie können die Standardeinstellungen beim Mischen der Konversation im Register "Advanced" selber anpassen. (Rogue Amoebe hat in einem Blog diese Einstellungen gut illustriert).
<http://www.rogueamoeba.com/utm/posts/Article/ahp27-tour-2006-07-31-12-00>
Für einige verbreitete VoIP-Programme existieren auch andere Lösungen. Apples iChat AV kann direkt in GarageBand 3 aufzeichnen und für jeden Teilnehmer eine separate Tonspur anlegen. Ein neues Plugin für Skype namens Call Recorder von Ecamm Network erlaubt ebenfalls das mehrspurige Aufnehmen in Skype. Das Projekt Gizmo bietet ebenfalls seit langem die Möglichkeit zum Aufzeichnen im MP3-Format.
<http://www.apple.com/macosx/features/ichat/>
<http://www.apple.com/ilife/garageband/features/ichatrecording.html>
<http://www.skype.com/>
<http://www.ecamm.com/mac/callrecorder/>
<http://www.gizmoproject.com/screen-shots.html>
Im ersten Teil dieses Artikels stellte ich David Allens "Getting Things Done"-System vor, und ich betrachtete verschiedene Programme die beim Einführen dieses Systems hilfreich sein könnten. Jetzt möchte ich detaillierter darauf eingehen wie GTD arbeitet, speziell in der laufenden Arbeit an Ihrem Mac.
Gehirn wie der Finder -- Erinnern Sie sich: der Schlüssel zu GTD ist es, Aufgaben, ungefähre Pläne und zufällige Gedanken in die richtige Reihenfolge und aus dem Kopf heraus zu bringen - so schnell wie möglich. Apple in seinem Wissen um Endlosschleifen hat uns mit einem Sammelgefäß versorgt, das uns immer ins Gesicht starrt, welches aber nahezu keiner als Produktivitätswerkzeug nutzt: ich spreche über den Finder-Desktop.
Was ist denn auf Ihrem Desktop? Wenn Sie so sind, wie ca. 95 % meiner Kunden, enthält Ihr Desktop folgendes: Dokumente an denen Sie vorigen Dienstag arbeiteten mit kryptischen Dateinamen; einige Notizen, die wahrscheinlich so um Weihnachten herum aktuell waren; und am Wichtigsten: die Dateien, die zu irgendeinem Projekt der Woche gehören.
Hier ist, was ich Ihnen vorschlage: In Ihrem Anwender-Ordner sollten Sie einen Ordner erstellen, genannt "Desktop-Ablage". Ziehen Sie alles was Sie auf dem Desktop haben in diesen Ordner. Voilˆ, ein sauberer Desktop!
"Aber was ist mit dem Projekt der Woche?" Kein Problem. In Ihrer Master-Liste (wie wir es im Teil 1 herausgefunden haben, kann alles von iCal bis zum TextEdit-Dokument und einem Entwurf in OmniOutliner). Fügen Sie nun noch einen wiederkehrenden Eintrag hinzu: "Prüfen der Desktop-Ablage". Das Projekt der Woche sollten Sie an erster Stelle auf Ihrer Liste haben. Das andere Zeug? Sie können es später bearbeiten. Aber Sie können Ihre Aliase in das Dock legen (und die entfernen, die sie nicht regelmäßig brauchen). Archivieren Sie die kryptischen Dokumente und lassen Sie den Kram von Weihnachten erst zu Thanksgiving [Anmerkung -- Erntedankfest: 4. Donnerstag im November (USA)]. Mehr dazu noch einmal später. Am Wichtigsten: Sie brauchen das nicht gleich zu tun. Diese Dinge wurden nicht besser organisiert während sie auf Ihrem Desktop vor sich hin gammelten, so wird es ihnen auch nicht schaden sie für eine Weile wegzustecken. Vorausgesetzt natürlich, Sie haben einen Erinnerungsmelder an Ihrer Master-Liste.
Warum sollte man das tun? Weil ein sauberer Desktop wie eine saubere Schiefertafel ist. Klicken Sie auf den Desktop (ohne offenes Finderfenster) und gehen Sie zu View > Show View Options [Ansicht > Ansichtseinstellungen zeigen], dort können Sie einstellen, wie Ihre Dateien erscheinen sollen. Ich bevorzuge die Schriftgröße 11, mit kleinen Symbolen, die Namensfelder auf der rechten Seite und nach Namen sortiert. Das ergibt eine nette Liste in kompaktem Platz und ich kann sie gewöhnlich hinter den Fenstern sehen, die ich gerade offen habe. Während meiner Tagesarbeit ist alles woran ich gerade arbeite - Downloads, Abändern, Ummodeln - auf meinem Desktop (mit einer Ausnahme: wenn ich mit Dateien arbeite, die irgendwo nett archiviert waren, benutze ich Aliases anstatt die richtigen Dokumente). Am Ende des Tages sind die Dateien meines Desktops ein Abbild dessen woran ich gerade gearbeitet habe heute; neu geordnet nach dem Datum der Bearbeitung und ich kann auch die zeitliche Ordnung betrachten, in der mich befunden habe.
Am Ende des Tages (oder meistens nach einigen wenigen Tagen) bearbeite ich meinen Desktop). Die Dateien mit denen ich fertig bin - nichts mehr damit zu tun - sind entweder archiviert oder im Papierkorb, je nachdem was ich mit ihnen einmal machen möchte. Die Dateien die ich zukünftig noch einmal brauche sind ein einem Rückkopplungssystem oder einem "Irgendeinmal"-Ordner untergebracht. Die Dateien die ich sofort bearbeiten muss sind mit einer Anmerkung versehen und in einem entsprechenden Aufgaben-System aufbewahrt.
Ich kann Sie hören: "Toll. Wie?" All das habe ich mit dem Finder getan. Und mit Streuung zwischen iCal und AppleScript.
Taglines, Ticklers und Softwares, oh weh! -- Lassen Sie mich beginnen mit den Grundlagen. Sie machen Feierabend und bearbeiten Ihren Desktop - worauf möglicherweise nur ein Dutzend oder so Dateien abgelegt sind, weil Sie regelmäßig die Dateien auf Ihrem Desktop ordnen. Brauchen Sie eine Datei noch mal? Wenn nicht, werfen Sie sie weg. Der Papierkorb ist Ihr Freund. Das Ziel ist nicht, Speicherplatz zu haben - wir haben alle genug um jede Menge URLs für künftige Quellenangaben zu speichern. Sie machen Platz in Ihren Gedanken indem Sie sagen: "Das braucht meine Aufmerksamkeit nicht wieder, niemals."
Oder vielleicht brauchen Sie die Datei doch wieder. Wenn die Datei Teil eines aktiven Projektes ist, werden sie sie wahrscheinlich bald wieder brauchen. Lagern Sie sie in einem "Aktive Projekte"-Ordner, in einen Unterordner mit einem "sprechenden" Namen. Auf meinem Desktop habe ich jetzt diesen schönen Artikel, und der "Aktive Projekte"-Ordner ist der Ort, in den ich die Datei am Ende des Tages verschiebe. Aber wenn der Artikel veröffentlicht ist, ist er nicht länger ein "aktives" Projekt - und deshalb werde ich ihn bei den längerfristigen (abgeschlossenen) Arbeiten unterbringen.
Haben Sie eine Ordnerstruktur, die so aussieht?
Anwender > jporten > Dokumente > Schreiben > Mac > TidBITS > In Arbeit > GTD
So hatte ich das auch vorher. Welch eine unheilige Unordnung. So sieht meine Dateienstruktur jetzt aus (beides: aktive und archivierte Orte):
Anwender > jporten > Aktive Projekte >TidBITS GTD
Anwender > jporten > Archiv > 2006-07
Das ist es. Ich erstelle für jeden Monat einen neuen Ordner, stelle ihn in die Seitenleiste meines Finders und dort kommen auch lästige Dateien und Dokumente hin damit ich sie aus dem Weg habe. Wenn ich eine Datei brauche, kann ich sie immer abrufen wann ich sie zuletzt bearbeitet habe und komme direkt zum richtigen Ordner - oder ich lasse Spotlight die Arbeit machen. Sicherlich, ich könnte Stunden damit zubringen, an meinen Ordnern herum zu basteln - aber das Leben ist zu kurz. Dieses System, bei dem Sie die Dateien nach dem Alter archivieren, heißt: Noguchi. Es passt auch hervorragend zur Archivierung von Papier-Arbeiten. Leider ist die originale Website, von der ich das gelernt habe, nicht mehr online.
So gehen wir mit dem Papierkorb um: gegenwärtige Arbeit, fertige Arbeit. Wie ist es mit den Sachen, auf die wir später einmal zurückkommen möchten? Sie sind in zwei Kategorien aufgeteilt: Dinge, zu denen wir irgendwann einmal kommen (wir denken jetzt noch nicht darüber nach wann) und Dinge zu denen wir zu einem bestimmten Datum zurückkehren.
Für die erste Kategorie habe ich einen "Irgendeinmal"-Ordner in meinem Heim- Ordner. Er beinhaltet Dinge von Kritzeleien die ich über meine verwirrenden Geschäftsideen für 2008 gemacht habe, über URLs die ich besuchen möchte, zu Software, mit der ich mich irgendwann mal beschäftigen möchte. Diese Sachen haben nur eines gemeinsam: sie haben keinen speziellen Abgabetermin. So können sie dort für immer liegen. Alle diese Dateien haben ein gelbes Finder-Etikett, um mir zu sagen, dass ich einen Kommentar angehängt habe (im Get Info-Fenster) - der Kommentar sagt mir, was ich mit dieser Datei tun wollte. Wenn es möglicherweise Monate dauert, bis ich mir diese Dinge ansehe, warum soll ich dann Zeit damit vergeuden, darüber nachzugrübeln, warum ich sie gespeichert hatte? Ich brenne einen AppleScript-Text darauf, dem einige Worte in der Kommentare-Box anhaften und schwappe Gelb darüber. Gelb ist nun mal meine Gedächtnisstütze für "Merkzettel" um mich an das Lesen der Kommentare zu erinnern. (Und ja: das Skript ist auf meiner Website, gemeinsam mit einem anderen, den ich wahllos ausgewählt habe aus dem "Irgendeinmal"-Ordner um damit umgehen zu können. Es ist nun mal lustiger auf diese Art - wer möchte schon an den muffigsten Dingen zuerst arbeiten?)
Aber für die Sachen mit Abgabedatum möchte ich sicher sein, dass ich sie sehe, wenn ich sie brauche - und nicht eher. So habe ich einen anderen Ordner der einen Ordner für jeden Tag des restlichen Jahres enthält. Wenn Adam mir sagt, dass er vielleicht interessiert an meinem Artikel über die Verbindung eines MacBook zu einem Saftmixer ist, irgendwann im Oktober, dann ziehe ich meine Notizen in den Ordner im späten September. Jeden Morgen, während ich schlafe und mein Computer nicht, löst ein iCal-Vorgang eine Erinnerung aus, die diesen Tagesordner auf meinen Desktop schießt und bumm: sie werden Teil meiner Tagesarbeit. Dieses Script ist auch Teil meines Download-Angebotes.
Was ich daran so mag ist dieser Archivier- und Vergessensprozess und dass ich ein Ziel immer leicht erreichen kann. Ich gucke auf einer Website nach, die ich mir später noch mal genauer ansehen möchte. Also ziehe ich die URL aus Safari auf meinen Desktop. Wenn ich es später brauche, lese ich es entweder, oder ich schicke mir eine Erinnerung fürs Wochenende, oder hänge sie an ein Projekt oder eine Aufgabe an. So ist alles erfasst, aber meistens ohne dass ich eine Stunde oder mehr damit verbringen muss, zu entscheiden wohin ich es verstaue.
Haben Sie jetzt gesehen, warum Sie Ihren Desktop bereinigen sollten wie am Beginn dieses Artikels beschrieben? Ihr Desktop ist etwas Besonderes - kein anderer Platz auf Ihrer Festplatte gibt Ihnen solch ein weites, immer erreichbares Ziel. Wenn Sie möchten, können Sie die Sachen, die Sie auf dem Desktop haben dort deponieren bis zum Bearbeiten, aber verschieben Sie sie wieder, wenn Sie mit dem Aufräumen nicht fertig geworden sind. Ihr Desktop ist ein Arbeitsplatz, aber kein Auffangplatz für alle Dinge Ihres Lebens. Dafür ist Ihre Festplatte da, und die Listen, die Sie an die Winkel und Verstecke erinnern sollen.
Ihren Kram zu Aufgaben verlinken -- Wir wollen ein bisschen länger bei Dateien bleiben, weil vieles woran wir arbeiten irgendwo auf unserer Festplatte als Datei endet. Wenn Sie einigermaßen ernsthaft organisiert sein möchten (und wenn Sie dieses hier noch lesen, wollen Sie es), dann ist der Schlüssel dazu, dass Sie in der Lage sein müssen Ihre Hilfedateien für einzelne Aufgaben unmittelbar heranziehen zu können. Mit OmniOutliner ist das leicht: Sie müssen nur die Datei oder das Alias davon in Ihr Outline ziehen und schon ist es geschafft. Wie sieht es mit iCal oder LifeBalance aus, die Ihnen ja nicht erlauben, Dateien zu importieren?
(Im Übrigen möchte ich Entourage hier eigentlich nicht kurz abfertigen: Entourage hat ein nettes System um Aufgaben mit Projekten und Dateien intern zu verlinken. Ich arbeitete jahrelang damit. Aber auf längere Sicht war es für meine Bedürfnisse nicht flexibel genug, deshalb wandte ich mich von diesem System ab. Ich vermute, wenn Sie sich als Entourage-Anwender Ihr System zusammenbauen, werden Sie ganz bei dieser Software bleiben wollen und Sie brauchen meine Hilfe mit meinen speziellen Tricks nicht. Ich möchte nur anmerken, dass Sie, wenn Sie keine AppleScript-Utilities [Anmerkung -- Dienstprogramme] benutzen um Ihre Daten zu verwalten, nur die Hälfte der Software-Möglichkeiten ausschöpfen.)
Wahrscheinlich werden Sie bemerkt haben, dass iCal-Ereignisse und Aufgaben ein URL-Feld haben und wenn Sie eine URL aus Safari hineinkopieren, bekommen Sie eine feine "…ffne diese Seite"-Taste wenn Sie es erneut auswählen. Sehr handlich. Aber Sie können das mit Ihren Dateien auch so machen, denn jede Datei auf Ihrer Festplatte kann in eine URL verwandelt werden. Dann sehen sie so aus: file:///Users/jporten/Desktop /gtd%20article.rtf. Leider ist es das Problem, dass diese URLs nicht mit verschoben werden können, wenn Sie die Datei in einen anderen Ordner verschieben. Deshalb habe ich ein anderes AppleScript-Skript geschrieben (das Sie von meiner Seite herunterladen können). Das Skript erstellt ein Alias und verlinkt die URL, so dass die URL immer zum Alias führt und das Alias führt zur aktuellen Datei - wo auch immer sie sich befindet. Wenn Sie mehrere Dateien verlinken müssen, dann verlinken Sie am Besten einen Ordner der sie alle beinhaltet. Sie können denselben Trick auch im Adressbuch verwenden, um Dateien mit Personen zu verbinden.
Bei anderen Anwendungen, die keine URL Felder haben, wirkt ein raffinierter Mac-Trick in jeder Cocoa-Anwendung. (Es ist nicht immer klar, welche Anwendungen von Cocoa sind. Verschwenden Sie keine Zeit damit, das heraus zu finden. Versuchen Sie, ob es mit Ihrem Favoriten arbeitet.) Wenn Sie eine URL in ein Textfeld kopieren sieht es noch aus, als ob Sie einfachen Text vor sich haben, aber manche Anwendungen werden wissen, dass es eine URL ist. In Life Balance können Sie darauf klicken, um es zu öffnen. In TextEdit klicken Sie darauf und wählen "Open URL" [Anmerkung - die URL öffnen]. Jetzt können Sie wunderbar alles tun was Sie möchten - zum Beispiel: wenn Sie eine Datei mit einer anderen verlinken möchten, stellen Sie die URL der zweiten Datei in die Finder Comments der ersten Datei. Es funktioniert hier auch mit einem Command-Klick.
Die gegenwärtigen Sachen von permanent wiederkehrenden unterscheiden -- Wenn Sie es noch nicht bemerkt haben sollten: diese Arbeit an Ihrem Desktop über die ich schon die ganze Zeit spreche, hat den großen Vorteil, dass Sie Ihre Aufmerksamkeit nur den im Moment aktuellen Dateien zuwenden können. Wenn Sie an etwas arbeiten müssen, lagern Sie es auf Ihrem Desktop. Wenn Sie damit fertig sind, verschieben Sie es irgendwohin. Was ist mit den anderen 300,000 Dateien auf Ihrer Festplatte? Sie sind nicht im Weg. Können wir diese Methode auch für Aufgaben anwenden? Ich zeige Ihnen, wie ich das mache:
In Ihrer Master-Liste, egal wo sie liegt, haben Sie das ganze Sammelsurium, das Sie noch bearbeiten möchten. Es ist viel, es ist entmutigend und das ist OK so, weil Sie voraussichtlich etliche Jahre Zeit haben werden, damit fertig zu werden. Das Problem wächst wenn es 15:00 Uhr ist und Sie etwas von einem Buch hören, dass Sie am Radio "lesen" möchten, oder es kommen lustige Geräusche aus Ihrer Klimaanlage und Sie möchten etwas niederschreiben und mit der Arbeit fortfahren. Oder Sie möchten etwas ganz Tolles machen und dabei sicher sein, dass Sie damit heute trotzdem noch weiterarbeiten können und nicht erst in zwei Wochen.
Jetzt zu iCal. Ich benutze meine iCal-Aufgabenliste genauso wie meinen Desktop. Der Tag beginnt leer, oder mit den Terminen, die ich eine Weile vorher eingetragen habe, so dass sie heute angezeigt werden und mich erinnern. Wenn Sie Ihre Arbeit in einzelne kleinere nächste Schritte aufteilen, kann der Tag an dem sie beendet sein sollen, der Tag sein, zu dem Sie die Erinnerungsmeldung eingestellt haben. Aber wenn Sie ein Projekt schnell zu einer abschließenden Bearbeitung terminieren, sollten Sie schreiben "Großer Bericht - Abgabetermin 31. August". Bei diesem "Abgabetermin-Datum, sollte Ihr Erinnerungsdatum zum Beispiel der 7. August sein, oder ein anderes - je nachdem wie viel Zeit Sie für die Überarbeitung brauchen.
Idealerweise haben alle meine iCal-Aufgaben an jedem Tagesende drei Möglichkeiten: die Aufgabe ist beendet, dann ist es in meine Master-Liste zurückgelegt und von meinem iCal entfernt, oder ich habe entschieden, dass es nicht so wichtig ist und alles gelöscht. (Ich habe herausgefunden, dass ich eine Menge Zeit spare, wenn ich jede neue Idee ein wenig vor sich hin schmoren lasse: verrückte Ideen brauchen Zeit um entweder zu reifen oder schlecht zu riechen.) Auf diese Weise ist meine iCal-Aufgabenliste immer kurz und machbar - und ja: es ist eine immer wiederkehrende Routine-Erinnerungsmeldung in meiner Master-Liste. Sie sagt mir, dass was ich damit tun soll. Ich überprüfe auch alle Aufgaben, die ich hatte: manchmal sind sie so wichtig, dass ich sie in meine Master-Liste einschreibe, besonders wenn ich merke dass sie die ersten Schritte eines weiterführenden Projektes sind.
Eine der wichtigeren Aufgaben die ich nicht zum iCal hinzufüge sind nicht "wirkliche" Aufgaben, sondern eher "Warten auf" Rückkopplungen. Das sind Dinge, die nicht in meinen Händen liegen, aber ich bin indirekt daran beteiligt. Hier ein Beispiel: "WF E-Mail von Adam re GTD Artikel" oder "WF Rabatt von Amazon". Das ist eine schnelle Methode um daran erinnert zu werden, dass etwas Spezielles zukünftig mehr Aufmerksamkeit erfordert, nicht aber jetzt zu diesem Zeitpunkt. Es ist schneller, dafür Quicksilver, das DoBeDo Dashboard Widget zu verwenden, oder den Favoriten, der die Funktion in iCal integriert hat, die Ihnen erlaubt etwas zu aktualisieren ohne direkt in iCal zu gehen.
Nebenbei bemerkt: wenn Sie bei der Idee, Ihr Projekt der Woche vom Desktop herunter zu räumen immer noch panisch zusammenzucken, würde ich Ihnen iCalViewer wärmstens empfehlen. Das ist ein phantastisches Programm, das Ihre iCal-Termine und Aufgaben wie einen transparenten Hintergrund auf Ihrem Desktop platziert. Wenn Sie es, so wie ich mögen, dass Ihnen Ihre Aufgaben förmlich ins Gesicht springen - oder wenn Sie daran erinnert werden wollen, dass Sie Ihren Allerwertesten in 30 Minuten in das obere Stockwerk zu einem Meeting bewegen sollen - dann ist der iCalViewer ein Lebensretter. Aber benutzen Sie nicht Ihre Dateien dafür, benutzen Sie iCal.
Zähmen Sie Ihre E-Mails und den Posteingang -- Wahrscheinlich haben Sie jetzt den Trend erfasst mit beidem: Ihrem Desktop und Ihren iCal-Aufgaben. Ich habe Ihnen Wege vorgeschlagen, Ihren Arbeitsplatz frei und frisch zu erhalten, so dass alles was dort auftaucht für Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit bestimmt ist und es ist immer bearbeitbar und relevant. Es gibt noch einen anderen Platz um dies zu tun: Ihre E-Mails. Ich habe ein Archiv von ungefähr 650.000 E-Mails, zurückdatiert bis 1997, aber jetzt wo ich dies hier schreibe, sind in meinem Posteingang exakt Null Mitteilungen.
Das erreichen Sie, wenn Sie Ihren Posteingang wie einen Posteingang behandeln, nicht wie einen dort angebrachten Ordner für Erinnerungen was zu tun ist. Sie haben Ihre Master-Liste und iCal für diese Erinnerungen. Der Weg, Ihren Posteingang zu leeren ist der, dass Sie durch Ihre Mitteilungen hindurch fegen unter Anwendung folgender Regel: einmal gelesen; tun, wenn es schnell getan werden kann (ich spreche hier über ca. zwei Minuten), oder archivieren und vergessen. Dieser Prozess ist von Merlin Mann einprägsam benannt mit: "Inbox Zero" [Null] und ich kann mir nicht länger vorstellen ohne dies mit E-Mails zu arbeiten.
Ich arbeite mit Apple Mail und das System, das ich dafür benutze ist das exzellente MailTags und Mail Act-On von InDev. MailTags erlaubt Ihnen, an Ihre E-Mails Metadaten anzuhängen, wie Etiketten und Fristen, während Mail Act-On Ihnen dabei hilft, für die Bearbeitung von E-Mails schnelle Tastaturbefehle zu erstellen. Ähnliche Möglichkeiten gibt es auch in Entourage, ich weiß nicht wie Thunderbird, Eudora oder Gmail-Anwender arbeiten, aber ich bin mir ziemlich sicher, dass Google Search selbst Wege finden wird, um diese Techniken zu reproduzieren.
Noch einmal: wenn Sie den Prinzipien folgen möchten, Ihr Finder-Dateiensystem zu erstellen, dann sollten Sie nicht zu viel Zeit damit verbringen, Hierarchien von Ordnern zu erstellen, die Sie dann peinlich genau verwalten müssten. Arbeiten Sie mit einem Archiviersystem, dass Ihren Anforderungen entspricht, aber so einfach wie möglich ist. Ich habe im Ganzen sieben Kategorien für die E-Mails die irgendwelche Tätigkeiten nach sich ziehen. Die fünf ersten sind Prioritäten, sie reichen von eilig bis niedrigster Priorität. Eilig meint genau das: diese Aufgabe wird schreiend zugrunde gehen, wenn sie heute nicht erledigt wird. Die meisten E-Mails ordne ich entweder in hohe Priorität oder in normale Priorität ein. Ich habe herausgefunden, dass bei der niedrigen oder niedrigsten Priorität die Mitteilungen ungesehen monatelang vor sich hin gammeln, so dass ich das einkalkuliere, wenn ich den Mitteilungen Prioritäten zuweise.
Die anderen zwei Kategorien (welche MailTags "Projekte" nennt) sind "Antworten" und "Warten auf" [ReplyTo and WaitingFor]. Ich nutze die Antwort-Kategorie für die E-Mails an Freunde, oder für generelle Geschäftskorrespondenz, also E-Mails die keinen richtigen Endtermin haben. Standardmäßig bekommen sie Prioritäten zwischen Hoch und Normal in meinem Bearbeitungsordner. Aber manchmal kennzeichne ich sie höher oder niedriger, je nachdem was passiert. (Meine Bearbeitungsordner sind Smart Mailboxes von Apple Mail. Sie sind mit führenden Nummern beschriftet, das sieht dann folgendermaßen aus: 20 "Hoch", 25 "Antworten", 30 "Normal", 99 "Warten auf".) Das "Warten auf" meint nur, dass da irgendwann etwas ist, das ich mit diesen E-Mails tun muss, aber ich weiß jetzt noch nicht genau was oder auch, dass ich eine E-Mail verschickt habe und auf eine Antwort warte. Manchmal nehme ich das MailTag Notizfeld um mich selbst exakt daran zu erinnern, worauf ich warte, sofern es nicht sofort offensichtlich ist, wenn ich die E-Mail bearbeite.
[Übersetzung: Sven Kornmann <kornmann@arcor.de>]
Was ich jedoch nicht mache ist, jede mögliche Nachricht mit jedem möglichen Projektnamen, mit dem sie verbunden sein könnte, auszuzeichnen. Ich habe entdeckt, dass es durch die Spotlight-Suche kaum nötig ist, das zu tun. Bei diesen Gelegenheiten, wenn ich vielleicht eine Reihe E-Mailnachrichten zugleich durchsehen muss, lege ich ein aktuelles Projekt und eine intelligente Mailbox an, um sie zu sammeln. Aber es gibt eine wöchentliche Routineaufgabe, die mich daran erinnert, diese Ordner zu entleeren - ich will nicht, dass 16.000 davon Apple Mail zumüllen; ich will nur die fünf oder zehn, an denen ich arbeite. Wenn ich damit fertig bin, lösche ich die intelligente Mailbox, notiere mir irgendwo das Mail-Stichwort für die Nachwelt, falls ich den Ordner jemals wieder benötige, und lasse die Mails in meinen gelesenen Nachrichten still zurück. Das Ergebnis ist, dass meine Mailboxen, sowie mein iCal und Schreibtisch, die Liste der Sachen widerspiegeln, die ich zurzeit bearbeite, und sich nicht mit unbrauchbarem Kleinkram und Ablenkungen füllen.
Eine neue Eigenschaft in MailTags erlaubt Ihnen, eine E-Mailnachricht direkt mit einer Aufgabe in iCal zu verknüpfen, so dass ich eine Mischung aus älteren Aufgaben habe, die im MailTags-Notizfeld notiert sind, und neuerer, die mit einer iCal-Aufgabe verbunden sind. Ich tendiere dazu, iCal-Aufgaben für dringliche Dinge und solche mit hoher Priorität zu nutzen, normale und solche mit niedriger Priorität aber ausschließlich in Mail zu behalten - wieder mit der Idee, iCal davon abzuhalten, wie eine auftürmende Masse von Dingen zu erscheinen, die mich entmutigt, es zu tun. E-Mailnachrichten, die per MailTags mit einer iCal-Aufgabe verbunden sind, können direkt mit iCal geöffnet werden, dadurch dass eine schlaue Implementierung des Aufgaben-URL-Feldes gewählt wurde.
MailTags ist auch sehr gut geeignet zur Archivierung, als es Ihnen erlaubt, Noguchi auf Ihre E-Mails anzuwenden. Eine E-Mail geht, nachdem sie einmal gelesen wurde, an einen von zwei Orten: in den Papierkorb oder den Ordner für gelesene Mails. Wenn sie eine Priorität oder Kategorie hat oder mit einer iCal-Aufgabe verbunden ist, ist sie entsprechend markiert und kann von einem intelligenten Mailordner erfasst werden. Wenn ich sie abgehakt habe, entferne ich die Markierungen und lasse sie aus meinen intelligenten Mailordnern fallen; die E-Mail ist schon im Ordner für gelesene Mails, wohin sie für die Nachwelt geht.
Zuletzt gibt es den Ausführungsschritt in meiner Routineliste, der all das funktional werden lässt. Ich habe einen täglichen Erinnerer, um meine Nachrichten in intelligenten Mailordnern durchzusehen, und alles, was ich mache, ist mit den dringenden Dingen zu beginnen und meinen Weg hindurchzuarbeiten, bis ich keine Zeit mehr habe. Aufgaben, die ich mit hoher Priorität markiere, bedeuten allgemein, dass ich Zeit für sie einräumen sollte; Aufgaben mit normaler Priorität können eine Weile warten, aber sollten regelmäßig durchgeführt werden - und so gibt es eine zusätzliche wöchentliche Erinnerung, die mir jede erneut in Erinnerung ruft, die ich ausgelassen habe. Und schließlich erscheinen wöchentlich ein paar weitere Erinnerungen, die meine Aufgaben in Warteposition durchsehen, ob ich eine davon wieder aufnehmen muss, was ich normalerweise mache, während ich meinen intelligenten Mailordner abarbeite und die Markierungen korrigiere.
Auf Null kommen und Dinge erledigt bekommen -- So, nun haben wir die drei Verbesserungskonzepte von "Mac mind like water" abgedeckt: Posteingang Null, Schreibtisch Null und iCal Null. Es ist egal, wie schrecklich überfüllt diese Arbeitsbereiche im Moment sind; mit einer vernünftigen Verwendung Ihrer Haupt- und Sicherungslisten können Sie sie in hochfunktionelle und stressarme Orte verwandeln, an denen Sie Ihre Arbeit organisieren und konzentriert bleiben können. Aber das wirft die Frage auf, ob Ihnen das tatsächlich hilft, Ihre Arbeit erledigt zu bekommen.
Wie alle solche Systeme ist es nur so gut wie Sie selbst. Meine "saubere" iCal-Liste hat ein paar Einträge, die schon seit einer weile schwären, daher bin ich der sichere Beweis, dass es keine Heilung von Verzögerung ist. Sie müssen immer noch tatsächlich tun, was Sie tun müssen. Wo ich meine größte Erleichterung fühle - und ja, meinen Anschein von "Geist wie Wasser" - ist, dass GTD mir einen Weg weist, mit einem Problem umzugehen, das vermutlich viele von Ihnen haben: mein "Dinge, die ich tun will"-Kopf hat sehr wenig Verständnis für "Zeit, die ich dafür zur Verfügung habe". Ich will italienisch lernen (immer noch!), und Python lernen; ich habe noch keins davon gemacht, und beide sind in diversen "Irgendwann"-Ordnern gebunkert. Wenn ich vergesse, dass ich italienisch lernen will und wieder daran denke, gut: es wird einfach ein zweites Mal notiert. Keine große Sache. Dies ist das erste System, das ich kennen gelernt habe, das meine chaotischen und nicht-sofort-relevanten Ideen würdigt, aber sie dennoch aus dem Weg der Dinge mit Priorität räumt.
Die vielleicht beste Sache an GTD ist, dass es leicht ist, nach ein paar missglückten Versuchen wieder aufs Pferd zu steigen. Ein paar Tage lang verarbeitete ich meine E-Mails nicht richtig und hatte 150 Nachrichten in meinem Posteingang; als ich etwas Zeit hatte, setzte ich mich für eine Stunde hin, arbeitete sie ab und bin jetzt wieder bei Null. Das könnte für 750 oder 2.250 E-Mails funktionieren, wenn ich einen wirklich schlechten Monat hätte; normalerweise dauert es erst einmal ein paar Tage, bevor ich merke, dass ich rutsche und zurück zur Gewohnheit kehre. Aber ich habe 4 GB an Daten, die im Ablageordner auf meinem Schreibtisch auf mich warten, aus Dutzenden Säuberungsaktionen des Schreibtischs, die ich nie zu Ende geführt habe; ich weiß, dass die meisten dieser Dateien niedrige Priorität haben - schließlich habe ich noch nie nach ihnen gesucht und sie auch nicht vermisst - aber es nagt an mir, dass ich sie bearbeiten muss, nur um sicher zu gehen. Und jenes nagende Gefühl ist die Rückkopplungsschleife, die das System intakt hält.
GTD-Material -- Die Prozeduren, die ich hier aufgelistet habe, entstanden erst nach einer langen Reihe von Fehler und Versuch. (Ich drehe die Reihenfolge des Ausspruchs absichtlich herum; es erscheint zufällig, wenn die Fehler die Versuche so zahlenmäßig so massiv überstiegen.) Es gibt etwas an GTDs, das Anhänger dazu bringt, unendlich lang damit herumzuspielen, und dann in Online-Foren zu gehen, um dann akribisch ihre Basteleien zu dokumentieren. Wenn meine Ideen nicht ganz Ihr Fall sind, seien Sie versichert, dass es etwa 10.000 alternative Methoden da draußen sind, die Sie entlehnen und zu Ihrer eigenen machen können.
Der erste Halt ist das informative und unterhaltsame 43 Folders Weblog von Merlin Mann. Das ist möglicherweise eines der wenigen Weblogs, bei dem sich Ihre Zeit lohnt, zurück an den Anfang der Archive zu gehen und alles zu lesen. 43 Folders hat zwei Diskussionsforen hervorgebracht (ein web-basiertes, eines per Mail) und ein Wiki, von denen jedes erfrischend Mac-zentriert im Geschmack ist. Wenn Sie sich für etwas des tiefen Voodoos von Darwin interessieren, gibt es in diesen Foren auch eine ganze Menge Unix-Talent.
<http://www.43folders.com/>
<http://board.43folders.com/>
<http://groups.google.com/group/43Folders>
<http://wiki.43folders.com/index.php/Main_Page>
Eine andere gute Quelle für GTD-Besprechung sind die verschiedenen Blogs, die auf Office Zealot verlinkt sind; wenn die einzigen Orte, die Sie besuchen, hier und 43 Folders sind, sollte das allein mehr Inhalt als genug sein, der sicherstellt, dass Sie zu viel Zeit an Ihrem System bastelnd verbringen. Die Auswahl bei Office Zealot scheint sich regelmäßig zu ändern, aber während ich dies schreibe, haben sie Links zu Slacker Manager und Michal Hyatt geschaltet, deren Blogs regelmäßig in empfohlenem Lesestoff auf den Seiten erscheinen, die ich lese.
<http://www.officezealot.com/gtd/>
<http://slackermanager.com/>
<http://michaelhyatt.blogs.com/>
Zu guter letzt gibt es das "Mutterschiff" bei DavidCo, Zuhause von David Allen persönlich (oder "Der David", wie ihn Anhänger des Kults augenzwinkernd nennen). Ich schaue hier nicht allzu oft vorbei, weil die Verkaufsaufforderung für Arbeitsgruppen, Seminare und private Beratung etwas stark hervorgehoben ist (obwohl ich oft gehört habe, dass diese ihren - wenn auch hohen - Preis wert sind). Aber die Archive hier sind definitiv mal einen oder zwei Nachmittage wert, um sich nach guten Ideen umzuschauen, und ich empfehle den kostenlosen monatlichen Newsletter mit Tipps und Tricks.
Und wieder sind hier diese AppleScripts, die ich wiederholt erwähnt habe.
<http://jeffporten.com/2006/07/31/tidbits-gtd-applescripts/>
Ich brauchte schon ein paar Jahre, bis ich dieses Arbeits-System entwickelte, und ich habe keinen Zweifel daran, dass ich in einem Jahr ein paar neue Techniken integriert und ein paar andere verworfen haben werde. Ich habe ebenso keinen Zweifel daran, dass ich in dem Jahr mehr Zeit damit verbringen werde, mit neuer Software zu spielen und hübsche Stapel an Sandwich-Bestellungen zu machen, als ich sollte. So ist die Natur des Biestes in den meisten von uns. Für Ihre eigene Implementierung empfehle ich Ihnen, mit der Lektüre des Buches "Getting Things Done" zu starten, alles Vorstellbare in Ihrem Posteingang zur Bearbeitung einzuladen, und ein kleines, schrittweises System zur Bearbeitung einzuführen.
Es könnte ein paar Monate dauern, bevor Sie sich wirklich wohl fühlen, und ein paar mehr, bis Sie sich wirklich produktiv fühlen. Die meisten von uns sind wirklich froh, dass wir die Reise gemacht haben.
[Jeff Porten ist ein Internet-Berater in Washington, DC, der vielleicht drei von sieben effektiven Verhaltensweisen praktiziert.]
10-US$-Rabattaktion des Parallels Desktop Coupons verlängert--
Die guten Jungs bei Parallels waren freundlich genug, den 10-USD-Rabattcoupon für Parallels Desktop in Take Control of Running Windows on a Mac zu verlängern. So wird der Coupon-Code - derselbe, der von Anfang an in dem E-Book gewesen ist - nicht länger am 31. Juli 2006 ablaufen. Wir haben alle Ausgaben aktualisiert, so dass die Leute über eSellerate oder unsere Auf-Updates-überprüfen-Seite sie herunterladen können, aber da die einzige Änderung war, das Ablaufdatum zu entfernen, haben wir die Versionsnummer des E-Books nicht fortgeführt, die somit bei 1.0.2 bleibt. Wenn Sie also vor dem 31. Juli nicht dazu kommen, von Ihrem 10-USD-Coupon Gebrauch zu machen, machen Sie sich keine Sorgen, er wird noch für einige Zeit gut sein. Trotzdem können wir nicht garantieren, wie lange Parallels wünscht, den Coupon gültig zu lassen, wenn Sie also denken, dass Sie davon Gebrauch machen wollen, würden wir Sie dazu ermutigen, dies eher früher als später zu tun.
<http://www.takecontrolbooks.com/windows-on-mac.html?14@@!pt=TRK-0034-TB840-TCNEWS>
Die erste Internet-Adresse unter jedem Thema verweist auf die herkömmliche Website von TidBITS-Talk; die zweite Adresse zeigt auf unseren Web Crossing-Server, der mit einem anderen Erscheinungsbild aufwartet und etwas schneller ist.
Aufruf an die Mac-Entwickler: Nachfrage nach einem Editor zum gemeinschaftlichen Arbeiten -- Adams Artikel, der nach einer gemeinsamen Schreib- und Bearbeitungsanwendung fragt, sammelt viele Vorschläge. Sind darunter welche, wonach TidBITS und Macworld suchen? (12 Beiträge)
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tlkthrd=3064>
<http://emperor.tidbits.com/TidBITS/Talk/895/>
AppleCare bietet startfähige TechTool-CD -- Eine Universal Binary-Version von TechTool Deluxe ist erhältlich, und AppleCare-Teilnehmer können ein kostenloses Disk-Image herunterladen, aus dem sich eine startfähige CD brennen lässt. Aber selbst, wenn Ihr AppleCare vor kurzem ausgelaufen ist, ist es einen Versuch wert. (1 Beitrag)
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tlkthrd=3066>
<http://emperor.tidbits.com/TidBITS/Talk/898/>
Übersetzung dieser Ausgabe: Sven Kornmann <kornmann@arcor.de>, Almut Pabel <sebalpa@web.de> und Heinz Gnehm <gnehm@infotrax.ch>.
Lektorat: Heinz Gnehm <gnehm@infotrax.ch>.
Koordination dieser Ausgabe: Heinz Gnehm <gnehm@infotrax.ch>.
Copyright der deutschen Ausgabe: Heinz Gnehm <gnehm@infotrax.ch>.
Nichtkommerzielle oder gemeinnützige Medien dürfen unsere Artikel nachdrucken, wenn sie einen Link auf die Seite der deutschen TidBITS oder eine volle Referenz angeben. Andere kontaktieren uns bitte per E-Mail. Der Inhalt der Artikel ist ohne Gewähr. Wenden Sie sich bitte an den Autor. Namen von Publikationen, Produkten oder Firmennamen können durch Gebrauchsmustereintrag geschützt sein. TidBITS engl. ISSN 1090-7017.