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Adam continúa escribiendo esta semana sobre la colaboración en la redacción de documentos, con un estudio de casos y recomendaciones específicas para tus futuras tareas de colaboración. Joe Clark también vuelve con nosotros para discutir los problemas de los discapacitados con la accesibilidad a páginas web. En las noticias, comunicamos un programa de "actualización" para los PowerBook 190 y 5300, hacemos un apunte sobre los lanzamientos del Handspring Visor Edge, Photshop 6.0.1 y AirPort 1.3 (¡con soporte PPPoE!), examinamos la reacción de Napster ante el nuevo mandamiento judicial, y anunciamos un nuevo patrocinador.
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El equipo de TidBITS-es ha traducido este número de manera voluntaria y desinteresada, y está compuesto por:
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Web Crossing patrocina TidBITS -- Hemos visto enfoques en la Internet que van desde motores de búsqueda a portales que añaden contenidos, pero muchos sitios web no sólo han descubierto que desarrollar contenidos de gran calidad es dificil, sino también que el mejor modo de atraer y retener usuarios es fomentear el desarrollo de comunidades virtuales. Como aquellos de nosotros que hemos puesto en marcha nuestras soluciones sabemos, crear una buena tecnología para apoyar una comunidad virtual conlleva un esfuerzo y unos recursos significativos. Ahí es donde nuestro último patrocinador, Web Crossing, interviene, con sus epónimos programas para dirigir comunidades en Internet. Me encontré por primera vez con Tim Lundeen, creador de Web Crossing y lector de TidBITS desde hace tiempo, allá por 1995, y hemos discutido aspectos de Web Crossing y las comunidades virtuales muchas veces. Durante ese tiempo, Web Crossing ha evolucionado en un potente servidor de comunicaciones que proporciona foros de discusión basados en la Web con soporte a listas de correo completamente integradas (junto con cuentas de usuario POP o IMAP) y soporte al acceso a Usenet a través de lectores de grupos de noticias, funciones de charla (chat), calendario personal, seguridad basada en SSL, y más, todo respaldado por una base de datos relacional muy seria. Es estupendo ver un este tipo de programas ejecutandose en el Mac OS (junto con muchas otras plataformas), y estamos especialmente agradecidos a Web Crossing por apoyar a la comunidad Macintosh al patrocinar a TidBITS. Si estás acobardado por el esfuerzo técnico necesario para comenzar o mejorar tu comunidad virtual, prueba la demo de Web Crossing. [ACE]
Handspring roza la cumbre con un nuevo asistente personal -- Handspring ha anunciado lo que seguramente será el accesorio indispensable para el PowerBook G4 Titanium de Apple: el Visor Edge, un asistente personal de aluminio anodizado con un grosor de tan sólo 0,44 pulgadas. El Visor Edge lleva Palm OS 3.5, viene con 8 MB de memoria, lleva la pantalla de escala de grises de alto contraste de los modelos actuales, e incluye una pila de ion litio recargable. A diferencia de otros Visors, este modelo Edge no tiene una ranura de expansión Springboard incorporada; para compensarlo, cada Edge incluye un Detachable Springboard Slot (Ranura Springboard Desmontable), muy facil de quitar y poner, que puede utilizar cualquier módulo Springboard. El Visor Edge cuesta 400 US$ y debería estar listo para su comercialización a finales de mes en colores metalizados plata, rojo, y azul. [JLC]
<http://www.handspring.com/products/visoredge/>
Cambia tu PowerBook 190 ó 5300 -- Si tienes un PowerBook 190 (el último modelo 68040) o su primo PowerPC, el PowerBook 5300, Apple tiene una oferta poco anunciada y por tiempo limitado para "actualizar" tu portátil al PowerBook G3 (FireWire) a 400 MHz por sólo 1.600 US$. La oferta es válida sólo hasta el 23 de marzo de 2001, y es para una única configuración del PowerBook G3 (FireWire) mientras duren las existencias (los detalles completos están disponibles en la página Web de Apple). [MHA]
<http://www.info.apple.com/support/PowerBook/5300upgradedetails.html>
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=01352>
Presentada la actualización a Photoshop 6.0.1 -- Adobe ha actualizado su programa estrella de edición de imagen, Photoshop 6.0, solucionando errores de programación y haciendo pequeños ajustes. La nueva versión ofrece un montón de mejoras en el uso de la herramienta de pintura "pincel" y permite hacer recortes en archivos EPS y TIFF que son legibles en programas como QuarkXPress. También corrige problemas con las situaciones de baja memoria e incluye otras mejoras de rendimiento. La presentación "oficial" de la actualización fué el 6 de marzo de 2001; una actualización 6.0.1 se puso a disposición de los usuarios un poco precipitadamente y rápidamente se desechó. Los usuarios que instalaron la actualización "no oficial", deben desinstalarla y reinstalar Photoshop 6.0, para luego aplicar la nueva. Esta actualización supone una descarga de 12,4 MB. [JLC]
<http://www.adobe.com/support/downloads/880a.htm>
El Juez envía el interdicto a Napster -- Siguiendo con la decisión del mes pasado de la Corte de Apelaciones del Noveno Distrito, la Juez de la Corte de Distrito de los EE.UU. Marilyn Patel emitió un interdicto el 6 de marzo de 2001 ordenando al servicio de intercambio de canciones Napster que quitara todos los materiales con derecho de autor dentro de un margen de 72 horas a partir de la notificación de sus propietarios. Napster ha dicho que cumplirá con la orden, mientras, continúa negociando para alcanzar algún tipo de acuerdo con las compañías discográficas y prepara un servicio para socios que permitiría pagar derechos de autor a los titulares de los derechos de propiedad intelectual. Entretanto, el 10 de marzo de 2001 el RIAA envío a Napster una lista de 135.000 títulos con la intención de prohibir su intercambio; Napster tiene hasta el 15 de marzo de 2001 para cumplirlo, y hay más listas de discográficas en camino. Falta por ver si Napster puede limitar con éxito el acceso a los materiales registrados, puesto que los múltiples formatos de título de las canciones podrían frustrar las búsquedas automatizadas, y los usuarios también podrían modificar intencionadamente los nombres de los archivos (pensad en Pig Latin o Leetspeak). [ACE]
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=06295>
<http://www.napster.com/>
<http://www.napster.com/pressroom/pr/010306.html>
Airport 1.3 añade soporte PPPoE -- Apple ha presentado Airport 1.3, una nueva versión del su software para la Estación Base Airport y la Tarjeta Airport. (Ver "Camino de Airport" en TidBITS-es-567.) Destacando entre los cambios está el soporte para PPPoE (PPP sobre Ethernet), una espantosa pero común tecnología que permite a los PSI (Proveedores de Servicios Internet) hacer actuar a las conexiones continuas sobre DSL como conexiones temporales. Varios proveedores DSL, incluyendo el asociado de Apple EarthLink, requieren PPPoE para DSL. El software PPPoE para Mac no ha sido, en general, demasiado actualizado, así que añadirlo a la Estación Base de Airport de 300 US$, de manera que no necesites instalarlo en tu Mac, hace a la Estación Base Airport mucho más atractiva. Otros cambios en Airport 1.3 incluyen soporte DHCP para la ID cliente, perfeccionamientos en el modo ordenador-a-ordenador, soporte para AppleScript, y ajustes de densidad de puntos de acceso para sitios con múltiples Estaciones Base. Además, la Estación Base Airport y la Tarjeta Airport han recibido la certificación Wi-Fi, que asegura la interoperabilidad entre los productos para Ethernet inalámbrica 802.11 de distintos fabricantes. La actualización gratuita supone una descarga de 7,4 MB. [ACE]
<http://asu.info.apple.com/swupdates.nsf/artnum/n12021>
<http://www.apple.com/airport/>
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=06300>
<TidBITS-es-567.html#lnk3>
<http://www.wi-fi.net/>
por Joe Clark <joeclark@joeclark.org>
En los dos artículos anteriores, expliqué conceptos relacionados con la adaptación de usuarios de Macintosh con discapacidades, parte de los programas y las máquinas (tecnologías adaptativas) disponibles para tal fin, y cómo Apple se ha quedado dormida cunado se haba de accesibilidad (lee "Accesibilidad en el Mac", que empezó en el TidBITS-es-568).
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbser=1189>
<TidBITS-es-568.html#lnk3>
Estos dias, por supuesto, casi todo Mac que se vende se conecta a Internet, y también montones de los viejos - incluso mi antediluviana máquina, un Power Macintosh 7100/66. Pero la Internet descubre temas absolutamente nuevos cuando se trata de accesibilidad, con una nueva vuelta de tuerca: hacer sitios accesibles requiere no sólo importantes dosis de tecnologías adaptativas por parte del usuario del Macintosh, sino también un diseño cuidadoso y elección de códigos por parte de los creadores de sitios. Si pensaste que la accesibilidad en el Mac estaba de capa caida, la accesibilidad de los sitios está aún peor. Por otro lado, las cosas están mejorando rápidamente.
Soportes tradicionales -- Pensemos en soportes tradicionales por un momento. Empezaremos con los más viejos, el libro impreso. Si no puedes leer las letras debido a una incapacidad visual, tienes otras alternativas:
Esperar a una impresión con tipos más grandes, Braille, o esperar a que salga una versión de audio (meses más tarde, si es que llega a salir).
<http://www.loc.gov/nls/web-blnd/bph.html>
<http://www.rfbd.org/catalog.htm>
Usar una ampliadora para agrandar el cuerpo de la letra lo suficiente para poder leerla (normalmente con un gran monitor no conectado a un ordenador).
<http://www.telesensory.com/products2-1.html>
Usar una máquina para leer que digitaliza lo impreso y lo lee en voz alta (una tecnología que parecía milagrosa cuando Raymond Kurzweil la inventó en 1976, y que ahora es absolutamente habitual). Las máquinas lectoras, independientes y autosuficientes, actualmente están ampliamente desarrollados sobre Windows, aunque el lector electrónico de texto L&H Kurzweil 3000 está disponible para los Mac.
<http://www.ccs.neu.edu/home/elan/ray.html>
<http://www.LHSL.com/kurzweil3000/mac/>
En otras palabras, para hacer un libro accesible tienes que utilizar algo más que el simple libro.
En la Web -- Por contraste, para hacer un sitio accesible en Internet, el propio sitio debe ser diseñado de acuerdo con ese fin, y, en la mayoria de los casos, también necesitas tecnologías adaptativas. Una distinción importante surge ahora entre la accesibilidad en un sitio y en un Mac en general. Incluso en la era de Napster y QuickTime, la web sigue siendo un medio esencialmente visual, compuesto por texto e imagenes. Del mismo modo, la accesibilidad o inaccesibilidad de los sitios de Internet afecta fundamentalmente a ciegos o a gente con discapacidades visuales.
Navegantes de Internet sordos o "duros de oido" pueden encontrarse con un problema de accesibilidad con la multimedia, mientras la gente con discapacidades de aprendizaje, como la dislexia, pueden encontrar difícil la lectura de todo esos textos de colores, pero la extensión de esas barreras palidece en comparación con la simple tarea de ver o entender la pantalla.
El World Wide Web Consortium tiene un sitio muy legible que da algunos ejemplos imaginarios de la gente con distintas discapacidades y las formas en que ellos utilizan la web.
<http://www.w3.org/WAI/EO/Drafts/PWD-Use-Web/Overview.html>
Todo depende de las opciones -- Como sin duda sabes, las páginas de Internet se escriben con un lenguaje llamado HTML (aunque cada vez más páginas se construyen con lenguajes distintos del HTML, como Flash). El sistema de escritura le da la estructura al documento. Por ejemplo, el texto de un parrafo se escribe entre las etiquetas <P> y </P>. O una imagen se marca con una etiqueta <IMG> que contiene datos como el nombre del archivo y su tamaño.
Para que una página web sea accesible, hay que incluir capas adicionales de significado y redundancia. El ejemplo más común es añadir texto a una imagen - normalmente en la forma de un atributo ALT (por ALTernate, alternativo) que permite incluir texto en una etiqueta IMG. Si tu navegador no carga gráficos, o si utilizas un dispositivo adaptador como la máquina lectora mencionada con anterioridad, puedes utilizar la información textual en lugar de una imagen que no puedes ver. Como ejemplo fácil, el logo de la página principal de TidBITS lleva como texto ALT "TidBITS Electronic Publishing". Si el navegador carga gráficos y no estás utilizando tecnología adaptativa, normalmente no se ve el texto ALT, porque no hay razón: puedes ver la imagen, en su lugar.
La accesibilidad, entonces, tiene que ver con las opciones. ¿No se puede ver una imagen, por cualquier razón? Sin problemas: se te proporcionan palabras que se puedan leer. Desafortunadamente, medidas sencillas como estas rara vez se implementan. Los autores de páginas web están interesados en montones de cosas: ganarse la vida, llegar a las fechas de entrega, mostrar su trabajo, realizarse, complacer a sus clientes. En lo que normalmente no están interesados es en la accesibilidad. ¿Por qué?
Falta de familiaridad. Normalmente, los libros de diseño de páginas web y los cursos mencionan apenas el tema. Los vendedores de webs normalmente no tienen tecnologías adaptativas a mano para probar sus diseños, ni hacen tests de usabilidad con gente discapacitada (si es que hacen algún estudio de usabilidad).
Prioridades (a veces equivocadas). Los diseñadores web se pueden pasar incontables horas codificando el JavaScript de una página y se trabajarán unas animaciones Flash egregias, pero demasiado a menudo los atributos ALT y algunas otras pocas capacidades para la accesibilidad se quedan fuera.
Aprensión. Como explicamos en artículos previos, la discapacidad pone nerviosa a la gente. Codificar un diseño web accesible requiere un salto imaginativo - concebir cómo, por ejemplo, podría navegar por tu sitio web una persona ciega requiere que te imagines ciego a ti mismo.
A pesar de estos problemas, diseñar para la accesibilidad puede ayudar incluso a las personas no discapacitadas. Así como las entradas a nivel y las rampas para sillas de ruedas hacen más fácil la entrada y salida para alguien que lleva un carricoche, un sitio web accesible funciona en viejos navegadores, para la gente que tiene la carga de gráficos desactivada, y para PDAs y teléfonos móviles con capacidades web.
Recursos -- Pero no se puede echar toda la culpa a los diseñadores web o a los clientes que pagan por el trabajo de diseño web. En román paladino, los recursos disponibles para la creación de sitios web accesibles son pobres.
El estándar actual de HTML incluye muchas características de accesibilidad - los atributos ALT son simplemente la superficie (aunque en realidad son obligatorios en la versión actual del HTML, 4.01). La fuente de estas especificaciones es la Iniciativa de Accesibilidad Web (Web Accessibility Initiative, WAI) del Consorcio World Wide Web, que proporciona directrices, listas de comprobación y técnicas para hacer accesibles las páginas web. Sin embargo, siguiendo la tradición de los documentos sobre estándares del Consorcio World Wide Web, esas páginas son largas, confusas, llenas de divagaciones, y o bien generalizan más allá de la razón, o son excesivamente detalladas.
<http://www.W3.org/WAI/> <http://www.W3.org/TR/WCAG10/>
Sorprendentemente, hay pocos más recursos en la red para la creación de páginas web accesibles. Puedes encontrar algunos enlaces en el Centro de Concienciación del Gremio de Escritores HTML (HTML Writers Guild Aware Center) y en la página web AccessiBlog que yo mantengo.
<http://www.awarecenter.org/>
<http://www.joeclark.org/accessiblog.html#specs>
Sólo hay dos libros sobre diseño web accesible: "Universal Web Design" (Diseño Web Universal), de Crystal Waters (fuera de catálogo) y "Web Accessibility for People with Disabilities" (Accesibilidad al web para personas discapacitadas), por Mike Paciello. (La semana pasada firmé un contrato con New Riders Publishing para escribir un libro sobre el tema).
<http://www.typo.com/store/webbooks.html>
<http://www.webable.com/book_desc.htm>
<http://www.amazon.com/exec/obidos/ASIN/1929629087/tidbitselectro00A/>
En pocas palabras, es difícil aprender cómo crear HTML accesible. Y las herramientas de creación como Adobe GoLive, Macromedia Dreamweaver, e incluso el leal BBEdit hacen difícil incluir características de accesibilidad. Normalmente se tiene que editar el código a mano.
A través de la Red, a oscuras -- El diseño de páginas web es la mitad del problema; la tecnología adaptativa es la otra. La gente con deficiencias en la visión utilizan programas de ampliación de pantalla como la utilidad CloseView de Apple o InLarge de Alva Access Group.
<http://www.aagi.com/aagi/inlarge.asp>
(¿Porqué no, simplemente, elegir un tamaño muy grande de tipografía en tu navegador?. No olvides que el navegador está corriendo en el Mac. Todo el sistema ha de ser accesible. No vale de mucho una bonita tipografía de gran tamaño en una página Web si los tipos en tu barra de menús o en los cuadros de diálogo siguen mostrando los textos pequeñitos, de 12 puntos. Peor aún, hay muchos sitios Web que quedan horribles y casi ilegibles con tipografías muy grandes, y ello debido a la poca pericia en cuanto a la creación de Webs).
Si tu visión es tan mala que realmente no puedes ver en absoluto lo que hay en tu monitor, ni siquiera aumentándolo todo, necesitas un lector de pantalla - un programa que lee los textos y menús de la pantalla, interpreta los iconos y otras cosas, y lo pronuncia en voz alta. Sin embargo, sólo hay un lector de pantalla para Macs, OutSpoken, de la firma Alva Access Group, y no interpreta el HTML. Y mientras tanto, los lectores de pantalla para Windows son notablemente sofisticados, interpretan las tablas, los marcos de las páginas y muchas de las características para acceder al HTML.
<http://www.aagi.com/aagi/outspoken_products.asp>
<http://www.joeclark.org/accessiblog.html#screen>
Y más aún, incluso sitios Web bien programados pueden llegar a resultar inaccesibles, gracias al hecho de que ningún navegador tiene total compatibilidad con el HTML, y no toman en cuenta todas las características de los lenguajes de accesibilidad.
<http://www.joeclark.org/glorious.html>
La versión 4 de Netscape es famosa por sus incompatibilidades, incluso con las etiquetas HTML que ya eran habituales en 1997. Al navegador de Microsoft, Internet Explorer 5 para Macintosh, se le suponía capacidad para soportar la totalidad del HTML versión 4, pero esto no es cierto (hay características ausentes, como LONGDESC, utilizada para la descripción de imágenes a través de textos amplios). El proyecto Mozilla, contiene una enorme lista de etiquetas HTML que no soporta la versión 6 de Netscape, aplicación de la que se decía que estaba adecuada a todos los estándares.
<http://www.mozilla.org/newlayout/faq.html#Which%20open%20standards>
Entretanto, el pequeño e impresionante navegador iCab tiene una compatibilidad con el HTML 4 mucho mayor, incluyendo casi todas las etiquetas para accesibilidad (LONGDESC está disponible), aunque no tiene documentación sobre el soporte de estas características.
Y, desde luego, con solamente un lector de pantallas para Macs que no interpreta el HTML, según admiten sus creadores, la estrecha integración que encontramos en Windows entre navegador y lector de pantalla, simplemente no existe en los Macs. Para decirlo de una vez por todas, tendrás suerte si consigues que las cosas funcionen.
Cuando hablamos de la accesibilidad a la Web para usuarios de Mac que son ciegos o tienen visión deficiente, nos encontramos con que las noticias son realmente malas. Dicho en dos palabras, esta gente está mejor utilizando Windows. En un próximo artículo comentaré asuntos aún más peliagudos en relación al acceso a la multimedia. Simplemente ¿cómo te las vas a arreglar con tantas películas QuickTime y animaciones Flash?
[Joe Clark es un antiguo periodista de Toronto que lleva dos décadas investigando, escribiendo y trabajando en el campo de la accesibilidad. No dejes de explorar los numerosos recursos relacionados con la accesibilidad que contiene su sitio en la Web.]
por Adam C. Engst <ace@tidbits.com>
La semana pasada me centré en algunos de los aspectos a tener en cuenta en los métodos de colaboración editorial, y fuí desgranando el procedimiento que empleamos al hacer TidBITS. Esta semana comentaré algunos sistemas que he usado personalmente. Además, las discusiones en TidBITS Talk han aportado algunas herramientas con las que no tengo experiencia, de modo que aseguráte de echarle un vistazo a este tema para hacerte una idea más completa.
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=06327>
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tlkthrd=1312>
Acertar con los libros -- He escrito libros para unas cuantas editoriales, y salvo en un caso, todas usan métodos de colaboración parecidos. La mayoría de las veces soy un autor en solitario, trabajando con uno o dos editores, lo que significa que lo único necesario es enviar y recibir capítulos por medio del correo electrónico. Hay editoriales que quieren tener borradores de los capítulos por vía FTP, pero esto suele acarrear más molestias que ventajas.
En todos los casos, las editoriales establecieron Microsoft Word como formato de documento. Y, aunque escribí mis dos primeros libros con Nisus Writer, exportándolos a Word cuando tenía que enviarlos, me he quedado con Word desde entonces. Prefiero con mucho escribir con Nisus Writer, pero las molestias de exportar, importar y recomponer el texto - a menudo varias veces por capítulo - han aplastado mis gustos personales.
Antes del Word 6, los cambios importantes de texto se marcaban con colores simples (nunca se usaron los estilos de caracteres, que podrían alterar accidentalmente el diseño), pero desde entonces todos los proyectos dependen del sistema de control de cambios del Word con resultados variados. Es bueno, particularmente cuando hay muchos correctores, poder identificar quién hizo qué cambios y cuándo, aunque por otro lado los documentos con control de cambios se desordenan muy rápido. Se puede tapar un poco el desorden visual si se cambia el estilo de texto borrado de Tachado a Oculto. Pero aún así, y mientras se usa el sistema de control de cambios, es fácil que todo se desordene cuando se agrega o se borra un texto cerca del fin de un párrafo, especialmente cuando allí hay un cambio de estilos. Además, aunque Microsoft simplificó la aceptación o el rechazo de cambios, todavía resulta muy trabajoso tratar con un gran número de modificaciones en un documento tan extenso como un libro, y uno tiende a aceptar todos los cambios y a continuar.
Las reglas de uso para los comentarios también fueron similares en todos los proyectos: los comentarios aparecían en líneas aparte a continuación del párrafo con problemas, normalmente en un estilo de párrafo especial para diferenciarlos del texto. Cuando hay muchos correctores o revisores, las reglas de uso establecen que cada uno firme los comentarios con sus iniciales. Este método funciona tan bien que incluso después que el Word incluyó las funciones para comentarios, nunca me solicitaron que los usara al escribir un libro. Sospecho que son demasiado pesados para un uso intensivo: - las ventanas emergentes de los comentarios, de color amarillo, son molestas, el panel de comentarios está torpemente diseñado y usa un texto muy pequeño de manera predeterminada (además, en el Word 2001 para Mac, el botón para cerrar el panel de comentarios necesita, fuera de toda norma, dos clics para activarse). Al mismo tiempo, como Word insiste en que los comentarios se asocien a una palabra como mínimo, la gente tiende a seleccionar mucho texto para anclar el comentario y, en consecuencia, en un documento profusamente comentado aparecen largos segmentos en amarillo brillante.
Mi libro Eudora Visual QuickStart Guide fue una excepción al proceso que describí arriba. Tenía relativamente poco texto, muchas capturas de pantalla y títulos, además de un diseño específico, y todo esto se combinaba para que yo pudiera escribir y armar directamente en QuarkXPress. Como QuarkXPress 3.3 no tiene una buena función interna para hacer comentarios, envié los archivos al corrector, quien los imprimió, los marcó con un lápiz rojo y me los devolvió vía UPS. Parece algo rústico, pero como muchos comentarios se referían a la presentación (el ajuste de espacio de la tipografía, la alineación, etc.), es probable que una corrección de pruebas en pantalla fuera menos exacta y más trabajosa de hacer.
Escribir para revistas y para la Red -- Escribir para revistas y para la Red se parece a escribir libros en lo que respecta a la cantidad de correctores (no más de uno o dos) y a la forma de intercambiar archivos (siempre por correo electrónico). Las revistas también dependen principalmente del Word para el formato de sus documentos, mientras que las publicaciones para la Red prefieren casi siempre texto sin formato en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico o HTML.
Como los artículos y los plazos de entrega son cortos, los comentarios son relativamente mínimos en la mayoría de las publicaciones periódicas. Un artículo más largo para una revista mensual probablemente tendrá una corrección importante y necesitará pasar varias veces por correctores diferentes. Una de esas publicaciones tenía algunas reglas de uso que aparentemente habían evolucionado de manera orgánica, por que tenían la idea correcta, pero ésta no había ido lo suficientemente lejos. O no se marcaban los cambios, o los marcaban en azul, o se manejaban vía el sistema de control de cambios del Word. Alguno de los dos últimos métodos habría funcionado bien, pero muchas veces los correctores no eran consecuentes, lo que los escritores encontraron confuso.
De la misma manera, mientras algunos correctores hacían sus comentarios al final del párrafo, otros los incluían justo en el medio del texto. Estos pocos pero extensos comentarios insertados en el interior del párrafo hacían que fuera muy fácil perder de vista al texto real. Como pasó con los correctores de libros, ningún corrector de revistas con los que trabajé había usado jamás la función para comentarios del Word. Sin embargo, tuve experiencias muy diferentes en otras situaciones.
Documentos legales -- Cuando contribuí a la formación de la XNS Public Trust Organization [Organización Pública de Confianza del XNS], trabajé con los otros directores en varios documentos, largos y complejos - asuntos como nuestros estatutos, las Condiciones Generales del XNS y varios acuerdos legales. Aunque éramos sólo cuatro miembros del Directorio y nuestro abogado, no teníamos los puestos de autor/corrector, un servidor centralizado ni revisores profesionales.
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbart=06133>
El método que usamos consistió en enviarnos documentos de Word por correo electrónico. En razón de nuestros numerosos compromisos, debimos usar un sistema de turnos rotatorios, de manera que cada uno de nosotros podía ver los comentarios anteriores a excepción del abogado, quien trabajó en paralelo con el resto de nosotros. (Quise usar las funciones Comparar documentos y Combinar documentos del Word para insertar los comentarios y cambios del abogado, pero no tuve éxito.) Usamos un poco el sistema de control de cambios, pero como más que nada revisábamos y discutíamos estos documentos, los cambios necesarios fueron relativamente pocos. Sin embargo, terminamos por usar muchísimo la función de comentarios del Word (casi 100 comentarios en 2 documentos), y aunque funcionó aceptablemente, me pareció un poco torpe para un uso intensivo.
Cuando tocaba terminar las Condiciones Globales de la XNS, justo antes de lanzarla, ocurrió una situación inusual. Debido a los retrasos, teníamos escasamente un día de tiempo para trabajar hasta la fecha límite, y estaban implicadas unas diez personas, la mitad de las cuales eran abogados. Al principio, intentamos asignar los documentos a una sola persona, abordando los problemas pendientes a través de una conferencia telefónica, pero demostró no ser muy práctico. Uno de los abogados recomendó que volviéramos al correo electrónico, pero manteniendo una persona a cargo de cada documento. Puesto que los documentos originales estaban en formato Word, los dejamos así, aunque nuestro objetivo último fuera entregarlos esa noche para su conversión a HTML. Además, aunque usábamos diversos Macs y PCs, todos teníamos una versión reciente de Word.
En este caso, la función de seguimiento de revisiones de Word funcionó de maravilla, ya que marcaba claramente qué había cambiado. No teníamos a nadie que nos hiciera la edición final del texto, así que era importante asegurarse de que incluso los cambios pequeños fueran marcados. A veces, utilizábamos las herramientas de comentario de Word para resaltar en el texto algo que sólo necesitaba ver el propietario del documento, pero la mayoría de comentarios los seguimos incluyendo en los mensajes de correo electrónico que usábamos para enviarnos los documentos. Eso permitió que la discusión transcurriera con rapidez y libertad (ajusté Eudora para que leyera el correo a cada minuto) sin forzar a nadie a abrir y rastrear cada documento. Lo que no hicimos fue colocar comentarios entre párrafos - tal como he hecho en casi todos los demás proyectos -, en parte porque la gente tenía miedo a añadir en el documento cualquier texto que pudiera confundirnos a la hora de eliminarlo, y en parte porque no teníamos tiempo para acordar unas pautas sobre los comentarios.
Una lección que he aprendido a partir de estas experiencias es que la utilidad de los documentos de Word se complica de forma significativa si el documento contiene un montón de estilos definidos por el usuario. Si no se pone bastante cuidado, sin mencionar cierto conocimiento sobre cómo funcionan los estilos de Word, un documento repleto de estilos es un campo de minas para el editor, que simplemente espera a que pasen los correctores. En cuanto al contenido, los documentos de estas colaboraciones no estaban mal, pero en cuanto al resto, acababan hechos una porquería. Algunos párrafos tenían mal los estilos, otros parecían correctos pero habían sido, de hecho, "corregidos" a mano, y prácticamente todo lo que Word hacía automáticamente (como las listas numeradas - que ocupan buena parte de los documentos jurídicos) acabaría estropeándose con casi toda seguridad. Limpiar los documentos fue más fácil que reformatearlos desde cero, pero no mucho más.
Sistema de colaboración con documentos simples -- Para destilar mi experiencia con los procesos de arriba y con el sistema de TidBITS que describí la semana pasada, aquí tenéis seis recomendaciones para crear un sistema eficaz de colaboración de documentos que gire en torno a archivos destinados a alguna forma de publicación, ya sea una tesis colectiva, un informe en equipo, un artículo para una revista o un libro técnico.
Fijad un formato antes de empezar. Con toda probabilidad, se tratará de Microsoft Word, pero si elegís otra cosa, aseguraos de que todo el mundo tenga software capaz de abrir y editar los archivos. Poned especial atención en los problemas del cambio de plataforma. El hecho de confiar en otros programas para la importación y exportación supone, a menudo, un obstáculo significativo.
Probad vuestro mecanismo de distribución antes de confiar en él para la fecha límite. Actualmente, los archivos adjuntados con el correo electrónico funcionan bien, pero una prueba puede ahorraros un buen quebradero de cabeza. Si necesitáis ayuda sobre el adjuntado de archivos, consultad nuestra serie de artículos al respecto.
<http://db.tidbits.com/getbits.acgi?tbser=1159>
Acordad un convenio básico sobre cómo hacer cambios. Para marcar los cambios, podéis usar colores o bien el seguimiento de revisiones de Word o, si vuestro entorno de edición no permite usar colores, algún tipo de resalte intrínseco al texto (aseguraos de eliminarlo al final). Marcad los cambios cuando sean importantes. Con el seguimiento de revisiones de Word, para hacer más leíble el texto, a menudo es preferible que Word oculte el material borrado.
Poneros de acuerdo sobre cómo introducir comentarios, bien intercalándolos entre párrafos (con un estilo distinto, personalizado, o con algunos caracteres prefijados) o mediante la función de comentario de Word. Si usáis Word, aseguraos de que cada uno introduzca sus iniciales en la pestaña de Información del Usuario de las Preferencias, de forma que puedan identificarse los comentarios o, si no, procurad que cada uno firme sus comentarios.
Esforzaros en tener consistencia y en seguir las reglas establecidas. Es de suma importancia cuando varias personas están haciendo contribuciones muy parecidas a documentos repletos de formato. Si en alguna situación sólo queréis añadir comentarios o trabajáis con documentos de formato simple, es más fácil dejar que los correctores trabajen como quieran e integrar los comentarios a mano.
Procurad saber quién se va a hacer cargo de la compilación final del documento, lo que implicará integrar los comentarios, aprobar los cambios, eliminar todas las marcas y comentarios, y hacer una corrección global y una limpieza del documento.
Usar la red -- Todos los sistemas comentados arriba utilizan Internet puramente como mecanismo de transporte. En la próxima entrega, daré un repaso a varios servicios que ofrecen entornos de colaboración a través de la Web, sin necesidad de un software especial ni módulos de ninguna clase.
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